עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  
אודות
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
ארכיון
פוסט מספר 3 ניהול התכנים
17/11/2018 16:16
לימור ווהב

1 .כיצד מסייע OCR לטיפול בדואר נכנס מודפס ?


מה הוא הOCR ? תוכנה מתוחכמת אשר מזהה תווים אופטיים, אשר ממירה תמונה בה מצולם או סרוק מסמך מודפס, התהליך מתבצע כאשר התוכנה מזהה את כלל התווים במסמך המודפס ומפענחת את הטקסט תו אחריי תו.

לOCR שימושים רבים וניתן למנות בניהם  עיבוד של תמלילים , אחסון נתונים מתוך טקסטים במחשב, תוך הנגשת חיפוש במנועי חיפוש או חיפוש מידע פנימי, שליחה הטקסטים לאתרים ולדואר אלקטרוני, הנגשת הטקסט לאנשים עם מוגבלויות, הקראת התמליל ע"י המחשב ועוד, ניתן לראות שיש לתוכנה שימושים רבים ולשאלתנו כיצד הוא מסייע לטיפול בדואר נכנס מודפס, התוכנה מאפשרת קריאת תווים מתוך קובץ תמונה ופענוח התמונה לטקסט כתוב, בעצם עיבוד הטקסט הסרוק חוסכת זמן רב בחיפוש מסמכים בדואר, יצירת אפשרות לחיפוש מילים או כותרות מסוימות ובעזרתה ניתן לעבד דואר מודפס/ תמונה, לטקסט אלקטרוני.

 

2 .מדוע חשוב לשלב מסמכים דיגיטאליים בזרימות עבודה (Flows Work?


זרימות עבודה מאפשרת לאנשים בעבודה לבצע משימות בהתאם לתהליך מוגדר ויעיל על מנת לשפר את קצב העבודה ולהתעסק בעבודה עצמה ולא בניהול זרימת העבודה, בעזרתה נוכל לתאם תהליכים עסקיים ע"י ניהול המשימות של העובדים ומעקב אחריהן.

מסמך דיגיטאלי - הינו קובץ דיגיטאלי המכיל מידע ו/או נתונים. מעבר הנתונים האלה היינה פשוטה ויעילה ותורמת לזרימות העבודה.

זרימות עבודה מאפשרת לשפר את היעילות והפרודוקטיביות הארגונית על-ידי ניהול המשימות והשלבים המעורבים בתהליכים עסקיים.

דוגמה, באתר SharePoint, באפשרותך להוסיף זרימת עבודה לספריית מסמכים המנתבת מסמך לקבוצת אנשים לצורך אישור, כאן ייכנס המסמך הדיגיטלי שיאפשרו למזער את זמן התהליך מכיוון שניתן לבצע אישור במקביל בקובץ משותף, תחסוך זמן של הדפסה וחלוקת הטפסים, וניתן יהיה לפקח בקלות רבה יותר מי ביצע את המשימה ומי טרם ביצע אותה.

  

דוגמאות נוספות לשילוב בין מסמך דיגיטלי לזרימות עבודה, איסוף חתימות, איסוף של משובים מעובדי החברה או לקוחות, מעקב אחריי משימות שניתנו ובדיקת סטטוס העבודה שלהם ועוד. חשוב לשלב מסמכים דיגיטאליים בזרימות העבודה על מנת להיות יעילים ולזרז את ביצוע תהליכי העבודה בארגון


 

3 .מה החשיבות של הגירת תכנים ?

 

הגירת תכנים משמעותה הגירת נתונים ומידע מהמערכת הישנה למערכת חדשה, תוך כדי שמירת המידע בשלמותו. זאת בעקבות שדרוג לערכת חדישה וטובה יותר/ גיבוי המסמכים, ועוד. ההגירה של המסמכים הינה בעלת חשיבות רבה, איבוד מידע או מסמך לחברה יכול להוות ליקוי משמעותי בידע גלוי או סמוי בחברה, איבוד של אישורים חתומים יכולים להוות בעיה משפטית לחברה ועוד. לכן יש לבצע את ההגירה בצורה מסודרת ועל פי נהלים מוגדרים על מנת להעביר את המידע בשלמותו.

 

4 .בארגון מסוים הוחלט לצרף אימיילים למערכת ניהול התכנים הארגונית.

a .האם לדעתכם צריך לשמור במערכת את הצרופות (attachments ) בלבד או

את כל המייל ?

b .מי אחראי בארגון לשמירת המייל במערכת ?

 

לדעתי האישית, הכרחי לשמור את כלל המייל מכיוון שיש בו מידע נוסף שלא רשום בצרופות, כגון הסבר עליהם או הקשר שלהם לתוכן מסוים, צרופה או קובץ ללא פירוט לעיתים יהיו חסרי משמעות מכיוון שללא ההקשר לא יהיה ניתן להפיק מהם תועלת. דוגמה לקובץ כזה- הצעות מחיר למוצר מסוים (שרת, מחשבים, ציוד משרדי), עבור איזה מחלקה רצינו לרכוש את המוצר? לצורך מה ? מי אחראי על ביצוע הרכישה ?, כאשר הקובץ עומד לבדו ללא פירוט של קישור המייל למשימה מסוימת, ברגע שהאדם הספציפי היודע על מה מדובר אינו נמצא בחברה לא ניתן לדעת לצורך מה קיבלנו הצעת מחיר למוצר.

 

האחריות כי המייל נשמר ותועד היא אחריות של כלל האנשים הלוקחים חלק במשימה, גם על העובד שהוטל עליו המשימה ובמקביל גם מנהל המשימה אשר ביזר סמכויות בין העובדים שלו על מנת לוודא ביצוע ובקרה, ועל כן שמירה המידע צריכה להיות נוהל מוגדר בחברה על מנת שלא לשמור פעמיים גם אצל המנהל וגם אצל העובד אך שלא יהיה ספק אצל מי נמצא המידע, לדעתי יותר נכון כי העובד הוא זה שישמור את המידע והמיילים אך תפקיד המנהל לפקח שדבר זה קורה.

 

0 תגובות
חשיבות הפקת הלקחים
12/11/2018 12:30
לימור ווהב

·     1. ע"פ המאמר הפקת לקחים בארגונים גדולים ולמידה ממנו, הסיבה הראשונה בתקלות בצה"ל על אף ביצוע תחקירים היינה שהתחקירים שמבצעים בתום אירוע הם על מקריים ספציפיים ולא כוללים לקח אוניברסלי אשר ניתן להשתמש בו לאירועים עתידיים.

     שנית, מבצע התחקיר שהיה באירוע לא בטוח יהיה בתפקידו באירוע הבא שבו נדרש לבחון את התחקירים, דבר שקורה לעיתים קרובות בצה"ל בעקבות תחלופת התפקידים בתדירות גבוהה יותר משאר הגופים ועל כן כל לקח צריך להירשם בפירוט (לא לשמור שום הוראות בעל פה).

ליקויים בהפקת הלקחים "פופולרית" בצה"ל, ולמה ?

הפקת לקחים דורשת מכלל האנשים שלקחו חלק במשימה להודות בטעויות שלהם על מנת להגיע לעומק הבעיה ולמנוע מהם לחזור בשנית, בצה"ל כאשר חייל מודה בטעויות שלו הוא עלול "לחטוף בראש",לעלות למשפט ולהישפט (לעיתים בחומרה) על הטעיות שביצע – אף יכול להגיע לכלא צבאי בעקבות טעות אנוש, ועל כן לעומת התפיסה כי עידוד הודאה בטעויות היינה דבר חיובי "בעולם האזרחי", חיילים בצה"ל חוששים להודות בטעויות שלהם מה שגורם לדבר כי התחקירים יהיו לקויים ולא יהיה ניתן ללמוד מהם בעתיד ולמנוע חזרות נוספות.

סיבה נוספת לליקויים, חוסר שימוש בלקחים אשר נובע מהתנהלות ארגונית שגויה. לדעתי אין מספיק תקשורת בין היחידות בצה"ל וכאשר יחידה בחיל מסויים יוצאת למשימה ובסופה כותבת הפקת לקחים מפורטת, לא די כתיבת התחקיר אלא שיתופו עם חיילות ויחידות אחרות חשובות לא פחות על מנת שיהיה יעיל וזאת על מנת למנוע מצב של תקלות זהות. בעקבות חוסר שיתופיות במידע בארגון הגדול צה"ל, הלקחים אינם נגישים לכל מי שצריך לעיין בהם. 


סיבה עיקרית נוספת, ברוב המקרים בצה"ל מבצעים תחקיר כי חייבים, כי זאת משימה מגורם ניהולי, כי זה נדרש ע"פ הנהלים ולא באמת כי יש רצון ללמוד ולשנות מהתחקיר עצמו, מניסיוני כקצינה בצה"ל לא  פעם נדרשתי לכתוב תחקיר כי זה הנוהל ולא נעשה בו שימוש ושיתופיות על מנת ללמוד ממנו. דבר זה יגרום לזלזול בניהול התחקיר וחוסר השקעה מהצד הניהולי לשאול מספיק את שאלת ה"למה?" על מנת להגיע לשורש הבעיה ועל כן לכתוב תחקירים לקויים ללא הבנה מה נעשה שלא כשורה ומניעתו בעתיד.



2. כמנהל המפעל הייתי נוקטת בגישה של תחקיר מעמיק, מבקשת מעובדי המפעל לשבת (עוד טרם יושבים עם המנהל) ולכתוב תחקיר מעמיק איך דבר כזה קרה ולשאול את שאלות הלמה?, לאחר מכן הייתי יושבת עם מספר עובדים אשר לקחו חלק בדבר ושואלת שאלות קשות כגון למה לא ביקשתם אישור לנתק את המכונה ? למה לא הצגתם לדרג הגבוהה את הבעיה לצורך קריאה לטכנאי או בעל מקצוע מתאים לתקן אותה? למה לא ביקשתם אישור מהמנהל ופעלתם על דעת עצמכם ? למה למרות שידעתם כי המכונה מנותקת המשכתם לשפוך נוזל ללא בקרה? ועוד שאלות אשר יעזרו להגיע לשורש הבעיה ולכתוב תחקיר מעמיק.

·        *  בנוגע לשאלת ההענשה, כמנהל הייתי בוחרת כי לא להעניש את האשמים בנושא, הפקת לקחים מעמיקה והודאה בכלל הטעויות יותר חשובה לעתיד המפעל מפיטור העובד הספציפי, מה כן שאם נעניש בחומרה את העובדים הם יחששו לספר את האמת ויהיה קשה ואף בלתי אפשרי להגיע למסקנות עתידיות. ניתן למצוא אשם באירוע מסוג זה גם בדרג הניהולי, מדוע ניתקו את המכונה ואף אחד לא שם לב לזה מהדרג הניהולי ? האם אין בקרה על העובדים במפעל ? ועלכן הייתי בוחרת להסיק את כלל המסקנות מהמקרה להציף אותם לבצע הדרכה הכוללת הפקת לקחים מהמקרה יחד עם כל עובדי המפעל וללמוד להמשך. 

0 תגובות
חשיבות הפקת הלקחים
12/11/2018 12:30
לימור ווהב

·     1. ע"פ המאמר הפקת לקחים בארגונים גדולים ולמידה ממנו, הסיבה הראשונה בתקלות בצה"ל על אף ביצוע תחקירים היינה שהתחקירים שמבצעים בתום אירוע הם על מקריים ספציפיים ולא כוללים לקח אוניברסלי אשר ניתן להשתמש בו לאירועים עתידיים.

     שנית, מבצע התחקיר שהיה באירוע לא בטוח יהיה בתפקידו באירוע הבא שבו נדרש לבחון את התחקירים, דבר שקורה לעיתים קרובות בצה"ל בעקבות תחלופת התפקידים בתדירות גבוהה יותר משאר הגופים ועל כן כל לקח צריך להירשם בפירוט (לא לשמור שום הוראות בעל פה).

ליקויים בהפקת הלקחים "פופולרית" בצה"ל, ולמה ?

הפקת לקחים דורשת מכלל האנשים שלקחו חלק במשימה להודות בטעויות שלהם על מנת להגיע לעומק הבעיה ולמנוע מהם לחזור בשנית, בצה"ל כאשר חייל מודה בטעויות שלו הוא עלול "לחטוף בראש", לעלות למשפט ולהישפט (לעיתים בחומרה) על הטעיות שביצע – אף יכול להגיע לכלא צבאי בעקבות טעות אנוש, ועל כן לעומת התפיסה כי עידוד הודאה בטעויות היינה דבר חיובי "בעולם האזרחי", חיילים בצה"ל חוששים להודות בטעויות שלהם מה שגורם לדבר כי התחקירים יהיו לקויים ולא יהיה ניתן ללמוד מהם בעתיד ולמנוע חזרות נוספות.

סיבה נוספת לליקויים, חוסר שימוש בלקחים אשר נובע מהתנהלות ארגונית שגויה. לדעתי אין מספיק תקשורת בין היחידות בצה"ל וכאשר יחידה בחיל מסויים יוצאת למשימה ובסופה כותבת הפקת לקחים מפורטת, לא די כתיבת התחקיר אלא שיתופו עם חיילות ויחידות אחרות חשובות לא פחות על מנת שיהיה יעיל וזאת על מנת למנוע מצב של תקלות זהות. בעקבות חוסר שיתופיות במידע בארגון הגדול צה"ל, הלקחים אינם נגישים לכל מי שצריך לעיין בהם. 


סיבה עיקרית נוספת, ברוב המקרים בצה"ל מבצעים תחקיר כי חייבים, כי זאת משימה מגורם ניהולי, כי זה נדרש ע"פ הנהלים ולא באמת כי יש רצון ללמוד ולשנות מהתחקיר עצמו, מניסיוני כקצינה בצה"ל לא  פעם נדרשתי לכתוב תחקיר כי זה הנוהל ולא נעשה בו שימוש ושיתופיות על מנת ללמוד ממנו. דבר זה יגרום לזלזול בניהול התחקיר וחוסר השקעה מהצד הניהולי לשאול מספיק את שאלת ה"למה?" על מנת להגיע לשורש הבעיה ועל כן לכתוב תחקירים לקויים ללא הבנה מה נעשה שלא כשורה ומניעתו בעתיד.



2. כמנהל המפעל הייתי נוקטת בגישה של תחקיר מעמיק, מבקשת מעובדי המפעל לשבת (עוד טרם יושבים עם המנהל) ולכתוב תחקיר מעמיק איך דבר כזה קרה ולשאול את שאלות הלמה?, לאחר מכן הייתי יושבת עם מספר עובדים אשר לקחו חלק בדבר ושואלת שאלות קשות כגון למה לא ביקשתם אישור לנתק את המכונה ? למה לא הצגתם לדרג הגבוהה את הבעיה לצורך קריאה לטכנאי או בעל מקצוע מתאים לתקן אותה? למה לא ביקשתם אישור מהמנהל ופעלתם על דעת עצמכם ? למה למרות שידעתם כי המכונה מנותקת המשכתם לשפוך נוזל ללא בקרה? ועוד שאלות אשר יעזרו להגיע לשורש הבעיה ולכתוב תחקיר מעמיק.

·        *  בנוגע לשאלת ההענשה, כמנהל הייתי בוחרת כי לא להעניש את האשמים בנושא, הפקת לקחים מעמיקה והודאה בכלל הטעויות יותר חשובה לעתיד המפעל מפיטור העובד הספציפי, מה כן שאם נעניש בחומרה את העובדים הם יחששו לספר את האמת ויהיה קשה ואף בלתי אפשרי להגיע למסקנות עתידיות. ניתן למצוא אשם באירוע מסוג זה גם בדרג הניהולי, מדוע ניתקו מכונה ואף אחד לא שם לב לזה מהדרג הניהולי ? האם אין בקרה על העובדים במפעל ? ועל כן הייתי בוחרת להסיק את כלל המסקנות מהמקרה להציף אותם לבצע הדרכה הכוללת הפקת לקחים מהמקרה יחד עם כל עובדי המפעל וללמוד להמשך. 

0 תגובות
חשיבות הפקת הלקחים
12/11/2018 12:29
לימור ווהב

·     1. ע"פ המאמר הפקת לקחים בארגונים גדולים ולמידה ממנו, הסיבה הראשונה בתקלות בצה"ל על אף ביצוע תחקירים היינה שהתחקירים שמבצעים בתום אירוע הם על מקריים ספציפיים ולא כוללים לקח אוניברסלי אשר ניתן להשתמש בו לאירועים עתידיים.

     שנית, מבצע התחקיר שהיה באירוע לא בטוח יהיה בתפקידו באירוע הבא שבו נדרש לבחון את התחקירים, דבר שקורה לעיתים קרובות בצה"ל בעקבות תחלופת התפקידים בתדירות גבוהה יותר משאר הגופים ועל כן כל לקח צריך להירשם בפירוט (לא לשמור שום הוראות בעל פה).

ליקויים בהפקת הלקחים "פופולרית" בצה"ל, ולמה ?

הפקת לקחים דורשת מכלל האנשים שלקחו חלק במשימה להודות בטעויות שלהם על מנת להגיע לעומק הבעיה ולמנוע מהם לחזור בשנית, בצה"ל כאשר חייל מודה בטעויות שלו הוא עלול "לחטוף בראש", לעלות למשפט ולהישפט (לעיתים בחומרה) על הטעיות שביצע – אף יכול להגיע לכלא צבאי בעקבות טעות אנוש, ועל כן לעומת התפיסה כי עידוד הודאה בטעויות היינה דבר חיובי "בעולם האזרחי", חיילים בצה"ל חוששים להודות בטעויות שלהם מה שגורם לדבר כי התחקירים יהיו לקויים ולא יהיה ניתן ללמוד מהם בעתיד ולמנוע חזרות נוספות.

סיבה נוספת לליקויים, חוסר שימוש בלקחים אשר נובע מהתנהלות ארגונית שגויה. לדעתי אין מספיק תקשורת בין היחידות בצה"ל וכאשר יחידה בחיל מסויים יוצאת למשימה ובסופה כותבת הפקת לקחים מפורטת, לא די כתיבת התחקיר אלא שיתופו עם חיילות ויחידות אחרות חשובות לא פחות על מנת שיהיה יעיל וזאת על מנת למנוע מצב של תקלות זהות. בעקבות חוסר שיתופיות במידע בארגון הגדול צה"ל, הלקחים אינם נגישים לכל מי שצריך לעיין בהם. 


סיבה עיקרית נוספת, ברוב המקרים בצה"ל מבצעים תחקיר כי חייבים, כי זאת משימה מגורם ניהולי, כי זה נדרש ע"פ הנהלים ולא באמת כי יש רצון ללמוד ולשנות מהתחקיר עצמו, מניסיוני כקצינה בצה"ל לא  פעם נדרשתי לכתוב תחקיר כי זה הנוהל ולא נעשה בו שימוש ושיתופיות על מנת ללמוד ממנו. דבר זה יגרום לזלזול בניהול התחקיר וחוסר השקעה מהצד הניהולי לשאול מספיק את שאלת ה"למה?" על מנת להגיע לשורש הבעיה ועל כן לכתוב תחקירים לקויים ללא הבנה מה נעשה שלא כשורה ומניעתו בעתיד.



2. כמנהל המפעל הייתי נוקטת בגישה של תחקיר מעמיק, מבקשת מעובדי המפעל לשבת (עוד טרם יושבים עם המנהל) ולכתוב תחקיר מעמיק איך דבר כזה קרה ולשאול את שאלות הלמה?, לאחר מכן הייתי יושבת עם מספר עובדים אשר לקחו חלק בדבר ושואלת שאלות קשות כגון למה לא ביקשתם אישור לנתק את המכונה ? למה לא הצגתם לדרג הגבוהה את הבעיה לצורך קריאה לטכנאי או בעל מקצוע מתאים לתקן אותה? למה לא ביקשתם אישור מהמנהל ופעלתם על דעת עצמכם ? למה למרות שידעתם כי המכונה מנותקת המשכתם לשפוך נוזל ללא בקרה? ועוד שאלות אשר יעזרו להגיע לשורש הבעיה ולכתוב תחקיר מעמיק.

·        *  בנוגע לשאלת ההענשה, כמנהל הייתי בוחרת כי לא להעניש את האשמים בנושא, הפקת לקחים מעמיקה והודאה בכלל הטעויות יותר חשובה לעתיד המפעל מפיטור העובד הספציפי, מה כן שאם נעניש בחומרה את העובדים הם יחששו לספר את האמת ויהיה קשה ואף בלתי אפשרי להגיע למסקנות עתידיות. ניתן למצוא אשם באירוע מסוג זה גם בדרג הניהולי, מדוע ניתקו מכונה ואף אחד לא שם לב לזה מהדרג הניהולי ? האם אין בקרה על העובדים במפעל ? ועל כן הייתי בוחרת להסיק את כלל המסקנות מהמקרה להציף אותם לבצע הדרכה הכוללת הפקת לקחים מהמקרה יחד עם כל עובדי המפעל וללמוד להמשך. 

0 תגובות
Linkdin, למי הפרופיל שלי שייך?
05/11/2018 15:32
לימור ווהב
האם פרופיל הLinkdin  שייך לעובד או לחברה ? 


הסוגיה האם פרופיל Linkdin שייך לחברה המעסיקה את העובד או לעובד עצמו מעלה נקודות רבות למחשבה, 
כאשר השאלה מה הדבר האתי לעשות כאשר עובד עוזב את מקום עבודתו אינה חד משמעית

כאשר אדם יוצר לעצמו פרופיל ברשת חברתית או עסקית, פרופיל זה היינו פרטי, האם על החברה אפשרות לחייב עובד להשאיר את הפרופיל הפרטי שלו לשימוש שלהם? הטענה של העובדים הטוענים שהחלפת שם הפרופיל לשם אחר היינה גנבה רוחנית לדעתי מוצדקת ואף מהווה התחזות.

מנגד החברה טוענת כי העובד משתמש בפרופיל שלו בעיקר לצורכי עבודה, והשימוש והקשרים שהוא מפתח בו מתקיימים במסגרת העבודה ובזמן בו הוא מקבל תשלום מהחברה . ובנוסף תפקידה של עובדת החברה היה לגייס עובדים, במסגרת תפקיד זה עלייה לפתח קשרים ולהתחבר לאנשים רבים לפרופיל Linkdin לכן ניתן לומר שבמידה מסוימת המידע והאנשים אליה המגייסת התחברה היינם בחזקת רכוש רוחני של החברה - העסק ולא של האדם הפרטי שעשה זאת במסגרת עבודתו, אם נשווה מצב זה לרופא בקופת חולים אשר מחליט להתפטר ולפתוח עסק פרטי, "גניבת" הלקוחות למרפאה הפרטית שלו זה מעשה שאינו ראוי. 


לאחר בדיקת הטיעונים של שני הצדדים,  לדעתי פרופיל Linkdin היינו פרופיל אישי, פרופיל המכיל מידע אישי על העובד וקיים בו אנשים מחייו הפרטיים בנוסף לקשרים סביב העבודה אותו הוא פיתח בפרופיל. לטענתי אין לחברה זכות לדרוש ממנו לוותר על זכיותיו לפרטיות האדם ולדרוש ממנו "להשאיר" את הנתונים והמידע האישיים שלו לחברה. 

ולהבא, הייתי מייעצת למנהל החברה למנוע מצב זה מראש, כאשר עובד חדש מגיע יש לדרוש ממנו לפתוח פרופיל Linkdin אשר מוגדר כשייך לחברה, כאשר הנתונים בו שייכים לחברה ואין לנהל בו "עניינים" פרטיים ולהשתמש בו מעבר לשעות העבודה. 
0 תגובות